Online- vs. Präsenz-Workshop: Ein überraschender Effizienz-Vergleich

Nach einem ausgesprochen erfreulich verlaufenen Online-Workshop mit 20 Teilnehmenden aus zwei Pflegeeinrichtungen drängte sich die Frage auf: Welche Rolle spielte das digitale Format für den Erfolg? Wäre es in Präsenz ebenso gut verlaufen, mit handfesten Resultaten in erstaunlich kurzer Zeit?

Das war nämlich das Auffälligste: In nur zwei 90-Minuten-Blöcken hat das Team:
• eine gemeinsame Stimmungsanalyse durchgeführt,
• rund 20 Ideen zur Verbesserung generiert und priorisiert,
• daraus fünf konkrete Aktionspläne inklusive Zuständigkeiten definiert.

Und das alles bei durchweg bester Stimmung.

Meine Ausgangsthese war, dass die Ergebnisse in Präsenz in Qualität und Quantität zwar gleichwertig wären, der Zeitaufwand jedoch deutlich höher liegen würde. Die detaillierte Analyse hat dann aber Erstaunliches gezeigt: Der Gesamtaufwand in Präsenz ist nicht nur etwas höher, sondern annähernd doppelt so groß.

Interessanterweise liegt das nicht nur an äußeren Faktoren wie An- und Abreise. Auch der Workshop selbst ist online deutlich kürzer, weil die sogenannten „Wechselkosten“ entfallen. Im Workshop-Design gab es vier genau getaktete Kleingruppenphasen. Diese schnelle Taktung wäre in Präsenz unmöglich gewesen. Die logistischen Schritte – sich als Gruppe finden, den Raum aufsuchen, pünktlich zurückkehren – sind online dank Breakout-Sessions nur einen Klick entfernt. In Präsenz ziehen sie sich jedes Mal in die Länge.

Die folgende Tabelle stellt den geschätzten Zeitbedarf beider Formate gegenüber.

Die Analyse im Detail: Zeit, Kosten und Qualität

Die Analyse hat ein sehr klares Bild der Effizienz beider Formate für diesen Workshop ergeben und zeigt die Vorteile des Online-Formats in drei Dimensionen:

1. Quantitative Analyse (Zeit & Gesamtaufwand)
Die reine Netto-Workshopzeit ist online mit 180 Minuten um satte 90 Minuten kürzer als die geschätzte Präsenz-Dauer von 270 Minuten. Ein entscheidender Faktor sind die bereits erwähnten "Wechselkosten", die bei jeder neuen Gruppenbildung in Präsenz anfallen und sich summieren.

Noch deutlicher wird das Bild beim Gesamtaufwand: Der Online-Workshop erfordert inklusive Vorbereitung einen Aufwand von ca. 4 Stunden. Die Präsenz-Alternative summiert sich mit Vor- und Nachbereitung, Raum-Logistik und An-/Abreise schnell auf über 8 Stunden – das ist mehr als der doppelte Gesamtaufwand für das gleiche Ziel.

2. Qualitative Analyse (Ergebnisqualität & Teamdynamik)
Die Erfahrungen aus dem Prototypen bestätigen eine moderne Sicht auf Online-Kollaboration:

Energie & Fokus: Das Online-Format ermöglicht eine höhere Intensität und Output-Dichte. Die kürzere Dauer beugt Ermüdung vor und hält den Fokus des gesamten Teams hoch.

Psychologische Sicherheit & Kreativität: Die Beobachtung zeigt, dass die gefühlte Sicherheit in Präsenz zwar marginal höher sein mag, dies aber durch die Gefahr des "Groupthinkings" (also des unkritischen Konformitätsdrucks) relativiert wird. Ein gut strukturiertes Online-Format kann durch Phasen der Einzelarbeit und anonymere Beitragsmöglichkeiten sogar zu ehrlicheren und vielfältigeren Ideen führen. Entscheidend ist: Die Kreativität leidet dabei nicht.

3. Ökonomische & Organisatorische Analyse (Kosten & Aufwand)
Hier ist der Vorteil des Online-Formats am offensichtlichsten:

Kosten: Direkte Kosten für Raummiete, Catering und Anreise entfallen vollständig. Dem stehen nur geringe Lizenzkosten für digitale Kollaborationstools gegenüber.

Organisation: Der gesamte organisatorische Aufwand für Buchungen, Materialtransport und Vor-Ort-Betreuung entfällt. Die digitale Vorbereitung (z.B. Templates kopieren) ist signifikant schlanker als die physische (Flipcharts vorbereiten).

Zusatznutzen: Ein oft unterschätzter Mehrwert war der Beitrag zur digitalen Bildung der Mitarbeitenden. Der Workshop wurde so zur praktischen und positiven Investition in die Medienkompetenz des Teams.

Gesamtfazit

Für das definierte Ziel – "Verbesserungsansätze in der Zusammenarbeit finden" – ist das Online-Format in diesem Fall dem Präsenz-Format in allen wesentlichen Effizienz-Dimensionen überlegen:

• Zeiteffizienz: Deutlich kürzer in der Durchführung, mehr als doppelt so schnell im Gesamtaufwand.

• Kosteneffizienz: Massive Einsparungen bei direkten und indirekten Kosten.

• Qualität & Ergebnis: Keine Nachteile bei der Kreativität, bei gleichzeitig höherem Output und einer potenziell höheren Ehrlichkeit durch die Reduktion von Gruppendruck.

Das Ergebnis stellt eine weit verbreitete Annahme infrage: Statt zu überlegen, ob ein Online-Workshop ‚genauso gut‘ sein kann, sollten wir uns öfter fragen, ob ein Präsenz-Workshop für das jeweilige Ziel wirklich die effizientere Wahl ist.